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遇有这种情况，秘书只能用假话搪塞了。 （三）如实陈述 就是把首长正在进行的活动如实地告诉来访人，请他们予以谅解。比如对客人说：“很　抱歉，首长正在主持一个重要会议，恐怕一时半会完不了，您看能不能改日再来？”或者对　客人说：“您找首长如果有急事的话，是否留个条子，我给您转告？”也可对客人说：“如果　不保密的话，您先和我谈一谈，我保证转达到。今天晚上我把结果用电话转告您。”或者说： “首长原计划接见您，所以才约您来，可正赶上个应急事，请您稍等。” 把上述情况如实转告来访人，他们即使未被接见或久等一段时间也不会有怨言。 114

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受理首长电话的艺术 秘书替首长打电话、接电话，或替其他部门接转电话，是一天当中最多的一件事。怎样　受理这些电话，也体现出秘书的素质修养和业务水平。　一、打电话应注意的问题 秘书为了协助首长工作，打电话简直是家常便饭。有人统计，某位集团军的秘书仅一天　时间向外打的电话就有四十多次。在电话里，秘书常常是首长的代言人。因此要特别注意提　高用电话办事的效率。 （一）想一想有无必要打电话。在秘书的办公室里，常常有几部电话放在那里，白色的、　蓝色的、红色的。军线的、外线的、直拨的。使用起来当然十分方便。但不要用电话代替其　他通讯工具，也不要以为电话是进行指挥、传呼的唯一手段。要经常想到非打电话不可时才　打电话。我们发现，有些秘书针尖大点的事也拨个电话；两句话说完的事情，扯上老半天；　本来已经说清楚的问题，还要反复强调；受话人就在楼上、楼下甚至是隔壁，也要用电话交　谈。这些都是文犊主义、官僚主义的一种表现，理应坚决克服。 （二）选择适当的通话时间。就军队性质而言，凡发布、传递上级的命令指示，进行重　大的紧急军事行动，寻问部下某个特殊事件，或者向上级汇报一个紧急情况，用电话传递是　不需要受时间限制的。 但是，如果不是上述情况，秘书人员向外打电话时就要注意选择打电话时间。除了和值　班人员通话外，其他的通话，白天应在上班时间，夜间则在十点以前。以免干扰人家的正常　生活。午睡时间也最好不要给别人打电话。特别是在深夜时分，更不要给领导人家里打电话，　这样做常常会使受话人大惊一场。因为几乎所有的领导干部都以为，“半夜的电话没好事”， “天不怕地不怕就怕半夜来电话”。 （三）查准对方电话号码，并正确拨号。秘书身边备有市区、军线电话号码薄，对地方　和军队更改的电话号码要特别留心，并及时更正过来。另外，随身还应携带常用简易电话号　码本，以供首长或自己使用。比如首长出差在外，想给老伴打个电话，你说：“