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协助首长决策的艺术 秘书作为一种职业，在一个单位，视其编制大小，有时是一个人，有时是几个人，有时　还可能是一个班子甚至几个班子。他们的职责不仅仅是跟首长进进出出，帮首长抄抄写写，　替首长收收发发。 在党政军的高级机关，常常有一个或几个智囊团，也类似秘书班子，专门为首长出谋划　策。他们的咨询作用、决策作用，对我们国家各个方面的盛败兴衰，起着举足轻重的作用。 我们在这里讲的秘书协助首长决策，仅仅是从某个单位，某个侧面，或者可以说，仅仅　是就某个秘书个体，来把握分析的。 尽管如此，秘书在决策当中的作用也是不能小看的。那么，秘书在协助首长决策中有哪　些好的方法可以使用呢？这里提供以下9 种：　一、随机提醒法 所谓随机提醒法，是指随时随地地抓住机会向首长进谏。 秘书经常在首长的身边，遇到什么问题，有些什么想法，就可以顺便讲出来。这些建议，　不一定要对整个工作提出成套方案，也不一定对全局提出完整的看法。往往是从工作中随时　发现的局部的、具体的问题入手，提出建设性意见。 随机提醒法的关键是“随机”二字。就是说，不晓得在什么时候、什么问题上，秘书发　现了个什么问题，或者首长突然间起秘书对某个问题的看法来，秘书就要视情况，说出个“子　丑寅卯”来。这就要求秘书： 一要注意收集有关信息。 随机提醒并不是秘书仅靠自己聪明的头脑，灵机一动，就能拿出锦囊妙计，而主要靠的　是知识与信息的储备；没有丰富的知识与信息储备，样样是外行，事事是门外汉，即使问题　碰到了鼻子，也看不到，当然也就找不到解决问题的办法了。 某单位资金困难，部属怨声载道，认为改革大潮如此迅猛，何不开些公司赚上几笔，于　是有些生产经营人员想开个“化学研究公司”弄个十万八万，首长也表示同意。×秘书便告　诉首长：我们地处繁华闹市，周围工厂、科研单位林立，这个“化学研究公司”准备上马的　新产品在市场上已经积压。再说，这又不是我们的优势，我们硬要开工生产，其结果不仅赚　不上钱，恐怕连本钱也要赔光。于是首长再次派人到市场调查，结果确实如此就采纳了这一　建议，取消了建“化学研究公司”的设想，避免了一笔很可能出现的经济损失。试想，如果　这位建议者不懂得市场信息，不做市场调查，能提出有理有据的合理化建议吗？ 二要巧妙掌握时机。 秘书在运用随机提醒法时，要想使自己的设想、建议被首长采纳，就要特别注意时机。　比如当工作中的错误和损失已很明显时，你的建议再好，也只能算做“事后诸葛”；当工作　中的错误和损失还没有显现出来时，你的建议再好，也只能算做“好操闲心”。所以，秘书　应经常密切关注首长关注的热点问题，发现不好的苗头，就能立即提醒首长注意，并协助首　长分析潜在的危险。在引起首长重视之后，能立即拿出可靠的改进方案。 三要心中有全局。 有些秘书人员只负责某一方面的工作，所以仅能从某一具体工作环节发现问题，提出建　议。这些建议尽管是好的，正确的，但拿到全局来衡量，又显得分量太轻，或具有片面性。　对统筹全局的首长来说，你的这些建议仅仅是“杯水车薪”，当然不能采纳。所以，秘书只 14

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有了解全面情况，才能在随机提醒中，产生出积极的效果。　二、预测导向法 所谓预测导向法，就是通过预测未来的多种结果，提出有远见、有价值的建议，引导首　长向正确的方向定下决心。 秘书的预测性建议，从某种意义上讲，在决策过程中起着一种战略导向作用，它常常是　决策的基础和起点。预测如有失误，以此为依据的决策，就会使事业蒙受重大损失。而预测　建议的水平越高，决策的科学化水平也越高，也就能给事业带来兴旺发达。这当然是就高层　次的参谋机构而言的。 秘书在预测导向活动中，要特别慎重。没有八成把握不要狂言。在预测未来之前，要注　意收集各有关方面的信息、资料、数据，尽可能详尽地对历史的、现实的状态和发展趋势进　行分析，对未来可能发生的变化做出比较